Pour ouvrir le menu de paramétrage, se rendre dans un premier temps sur Applicatifs / Votre Planning.
Le planning du cabinet apparait.
Cliquer sur Actions puis sélectionner Paramètre du planning en ligne Weda.
Aller sur l’onglet Règles de calendrier puis cliquer sur Ajouter une règle de planning.
🚨🚩La règle Rendez-vous pris par le cabinet médical est essentielle au bon fonctionnement de la synchronisation de Weda vers Zena. Il est indispensable de ne pas la supprimer. 🚩
L’onglet de paramétrage d’une règle de planning apparait avec plusieurs volets à remplir : test
- Motif: définir le type de consultation correspondant à la règle. En cliquant sur cet encart, une liste prédéfinie de motifs de consultation apparait en fonction de la spécialité du praticien. Cette liste n’étant pas exhaustive, il est possible d’indiquer le motif souhaité en l’inscrivant manuellement.
- Ressource : non utilisée pour le moment (Février 2025)
- Durée: définir la durée de la consultation (30 min, 45 min, 60 min..).
- Délai: définir le délai entre chaque consultation
- Délai d’ouverture : détermine l’horizon de prise de rendez-vous pour les patients. Par exemple, si ce délai est fixé à 3 mois, les patients pourront réserver un créneau dans les 3 mois à venir, mais pas au-delà
- Délai de fermeture : définir le délai minimum avant la consultation durant lequel un patient peut encore prendre rendez-vous. Par exemple, un délai de 1 jour signifie qu’un patient ne pourra pas réserver de créneau le jour même, tandis qu’un délai de 2 heures permet des prises de rendez-vous jusqu’à deux heures avant la consultation
- Délai d’annulation : fixe la période limite avant un rendez-vous durant laquelle un patient peut annuler sa consultation. Par exemple, si ce délai est de 24 heures, le patient devra annuler au moins un jour avant son rendez-vous, au-delà duquel l’annulation ne sera plus possible et ce dernier sera obligé d’appeler le PS.
🕘Dans l’exemple ci-dessus, le praticien est Allergologue. La durée d’une consultation de Désensibilisation est de 1h, et le délai entre deux consultations est de 5min. Pour se faire désensibiliser, un patient peut prendre un rendez-vous sur Zena jusqu’à 3 mois à l’avance et jusqu’à 1h avant le rendez-vous. Une fois son rendez-vous pris, un patient peut l’annuler jusqu’à 2h avant.
Ensuite, dans la partie Horaires, planifier les jours de la semaine et les différents créneaux journaliers où le praticien va effectuer ces consultations de Désensibilisation. Il est possible d’ajouter plusieurs plages horaires différentes en fonction des jours souhaités.
🕘Toujours dans notre exemple, l’Allergologue effectuera des consultations de Désensibilisation du lundi au vendredi de 14h00 à 18h00
Enfin, indiquer si cette règle de planning est ouverte aux nouveaux patients et si la Réservation en ligne via Zena est possible. Choisir le type notification reçu par le patient (SMS ou mail). Il est également possible d’ajouter une note personnalisée au message de confirmation du rendez-vous ou celui d’annulation.
🕘Une consultation de désensibilisation avec le praticien est ouverte aux nouveaux patients, la réservation en ligne via Zena est possible. Les patients recevront des notifications concernant leur rendez-vous par sms et par mail.
🚨🚩Attention : sur toutes ces étapes, ne pas oublier d’enregistrer via les boutons dédiés.🚩