Jusqu'à maintenant vous aviez deux modes :
-> seule la patientèle du cabinet peut prendre RDV en ligne
-> tout le monde peut prendre RDV en ligne.
Dorénavant, vous avez un mode supplémentaire, le 1. Mode déclaratif :
Ce mode permet au praticien de filtrer les patients du cabinet, sur base de leur bonne foi, c'est-à-dire qu'ils peuvent déclarer connaitre le praticien même s'ils ne sont jamais venus au cabinet. Ils pourront tous prendre RDV (pas de contrôle).
Si le patient clique sur "première visite" (correspondant à "nouveau patient") , il voit ce message :
Si le patient clique sur "J'ai déjà vu le praticien", il doit confirmer :
Si le patient clique sur "Je suis un nouveau patient", il revient ici :
S'il clique sur "Je déclare connaître ce praticien de santé", il peut poursuivre la prise de RDV, qu'il soit patient du cabinet ou pas.
Le vrai rapprochement entre les fiches créées par les patients sur zena.eu et vos fiches patients de Weda permet de filtrer les patients "connus du cabinet" et ayant donc une fiche patient dans la base de la structure du praticien. Il ne permet pas la prise de RDV pour les "nouveaux patients".
Il est réalisé lorsque vous sélectionnez le mode 2. Vérification technique supplémentaire :
A noter que le contrôle se fait sur TOUS les patients du cabinet.
Une évolution du produit Zena a été identifiée pour n'autoriser que les patients dont le PS est médecin traitant mais cette option n'est pas encore disponible.
Dans le cas où le patient clique sur "J"ai déjà vu le praticien", on lui demande dans un premier temps de confirmer :
S'il confirme "Je déclare connaitre ce praticien de santé" et qu'il est bien reconnu, il peut poursuivre la prise de RDV en ligne.
Sinon, il verra ce message lors de la confirmation du RDV :
Si malgré la saisie du numéro de sécurité sociale, aucun rapprochement n'est trouvé, il verra ce message :
❓Comment sont vérifiées les données entre Zena et Weda ?
- Nettoyage des données d’entrée
Les noms et prénoms sont normalisés (passés en minuscules, sans espaces ni tirets) afin d’optimiser les correspondances. - Recherche dans la base
La recherche s’effectue dans l’organisation cible (la structure du praticien) en filtrant sur :- Prénom et nom normalisés
- Date de naissance exacte
- Patients non archivés
- Patients non liés à une fiche Zena
- Score des correspondances
Pour chaque ligne répondant aux critères ci-dessus, un score de similarité est calculé selon les éléments suivants :- Numéro de sécurité sociale identique → +16 points
- Lieu de naissance identique → +8 points
- Numéro de téléphone identique → +4 points
- Email identique → +2 points
- Sexe identique → +1 point
- Classement des résultats
Les résultats sont triés par score décroissant. Seul la correspondance le plus pertinente est conservée. - Filtrage final
Seuls les résultats dont le score est strictement supérieur à 1 sont retenus, pour écarter les correspondances trop faibles (ex. : uniquement nom/prénom).
❓Pourquoi mon patient n'est-il pas reconnu alors qu'il est bien dans la patientèle du cabinet ?
- il peut s'agir d'une erreur de saisie du patient lors de la création de son compte sur Zena ;
- ou d'une donnée mal renseignée ou obsolète dans Weda.
La saisie de numéro de Sécurité Sociale permet un rapprochement fort, à condition qu'il ait été saisi correctement dans Zena et dans Weda.
🚨Si malgré tout, votre patient n'est toujours pas reconnu, merci de remonter à votre expert ou au support Weda (ticket via formulaire de contact ou appel téléphonique).
ℹ️A noter également que les patients bénéficient d'un support sur le site zena.eu.